Nedanfor føl ei oversikt over rutinar, retningsliner og instruksar for Elements, som er sak- og arkivsystemet i Fitjar kommune. Oppsett og inndeling tek utgangspunkt i heimlar som krev dette i "Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift), kapittel 3: Krav til arkivsystem og elektronisk behandling av arkivdokument". I all hovudsak er det § 3-2, § 3-4 og § 3-6, ledd 2 som krev skriftleg skildring av rutine og/eller retningsline. Dette er skildra under.

Arkivleiar har ansvar for tildeling og ajourhold av brukarrettar i Elements, roller med tilhøyrande funksjonar og tilgangsstyring. Funksjonar og tilgongar til dei ulike rollene er definert i Elements. Arkivleiar er også systemansvarleg.

Dokument som vert produsert i Elements, skal godkjennast elektronisk av næraste leiar før ekspedering etter delegasjonsreglementet. Godkjenningsflyten i systemet vert nytta til dette. Både sakshandsamar og næraste leiar føl den digitale signaturen. Når dokumentet er godkjent av leiar, skal sakshandsamar ekspedera det gjennom SvarUt.

Kundetorget/postmottak journalfører utgåande dokument, og kontrollerer journalpost og saksmappe i henhold til arkivprosedyrar for sentralarkivet.

Kundetorget har gjennomgang av Fitjar kommune sitt felles e-post mottak kvar morgon. Arkivverdige e-postar vert journalførte og fordelte til sakshandsamar i Elements. E-post som kjem direkte til sakshandsamar, skal sakshandsamar sjølv syta for vert registrert i saksmappa. 

Postmottak/arkivar fordeler dokument som kjem inn, i henhold til arkivprosedyrar for sentralarkivet. Ved feilregistrering, rettar arkivet opp. Sakshandsamar skal avskrive inngåande dokument ved enten å svare med utgåande, eller nytta funksjonen 'Avskriv' og legg på evt merknad.
Kundetorget offentlegvurderer innkomande brev, og registrerer tilgangskode når dokumentet er u.off. Sakshandsamar har ansvar for å kvalitetssikra at dokument som ikkje er offentlege, vert sett rett tilgangskode på. Dette gjeld både inn- og utgåande dokument.

Utfyllande rutinar for dette er å finna under punkt Arkivprosedyre sentralarkiv.

Ved driftsstans nyttar me mellombels journalføring. Dokumenta vert sett i ein perm i kundetorget,  og vert scanna og registrert i Elements når systemet er i drift att.

A - Lagringsmedie og arkivformat:

Fitjar kommune har driftsavtale med Sikri AS om elektronisk arkivering av dokument i Elements Cloud.

B - Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Fitjar kommune har fullelektronisk arkiv for arkivdelane saksarkiv, gards- og bruksnr. arkiv, personalarkiv, møtebøker og møteprotokollar. 

C - Konvertering og papirkassasjon

Dokument som ikkje har rett arkivformat, vert konvertert til PDF-A ved journalføring. Rutine for kassasjon av papirdokument er å finna under punkt Elektronisk arkivering.

D - Periodisering og vedlikehald

Saksarkivet i Fitjar kommune skal periodiserast kvart 4. år, etter kommunestyrevalet. Det vert nytta mjukt periodeskille, med overlappingsperiode på 2 år. 

Det er arkivleiar som er ansvarleg for at periodisering vert utført.

E - Vern av dokument og ivaretaking av informasjonstryggleik

Kvalitetssikring av skanna dokument er omtala i Rutine for posthandsaming, skanning og journalføring under punkt Administrasjon og politikk/Sentralarkiv.

Rutinar for makulering av dokument på papir er å finna under punkt Elektronisk arkivering.