| Arkivtenesta i Fitjar kommune er organisert som ei sentralisert arkivteneste, med eit felles postmottak og sentralarkiv for alle einingar i kommunen. Dette er lokalisert på rådhuset. Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre dokumentasjonen av verksemda i kommunen. Spesifiserte oppgåver for arkivtenesta er omtala i rutina 'Arkivprosedyre sentralarkiv' under menypunkt Interne rutinar og retningsliner/Administrasjon og politikk/Sentralarkiv. Arkivdelane saksarkiv, personalarkiv og gards- og bruksnr. arkiv i sak- arkivsystemet Elements er pr. 01.01.16 fullelektroniske. Øvrige arkivdeler er kategorisert som papirbaserte, sjølv om det vert brukt ei rekkje elektroniske hjelpemidlar i sakshandsaminga og til arkivering. Har eit offentleg organ både papirbaserte og elektroniske arkivdokument innan same arkivserie/arkivdel, skal dei sjåast på som papirarkiv etter gjeldande regelverk. Med tida vert meir av sakshandsaming og arkiva i Fitjar kommune fullelektroniske. Då vert dei elektronisk produserte og lagra dokumenta, dei originale og gyldige versjonar. Arkivskaparar i Fitjar kommune Følgjande arkivskaparar bygger opp og held ved like arkivseriar i kommunen:
- Sentralarkiv
- Sakarkiv for heile kommunen
- Gnr/bnr arkiv
- Planarkiv
- Møtebøker
- Offentleg journal
- Økonomi, lønn
- Personal
- Pleie og omsorg
- Pasientjournalar, heimetenestene
- Pasientjournalar, sjukeheimen
- Helsestasjonen
- Fitjar legesenter
- NAV sosial
- Skulekontor, oppvekst
- vedtak spesialundervisning
- klagesaker
- Rimbareid barne- og ungdomsskule
- Øvrebygda skule
- Sælevik skule
- Fitjarstølane barnehage
Alle arkivskaparar skal vedlikehalda arkiva i samsvar med reglar i arkivplanen.
|
