Bakgrunn:

Arkivforskrifta §4 seier: «alle offentlege organ skal til kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet». I riksarkivarens forskrift § 1-1 om arkivplan er det skildra eit minste krav til arkivplanen sitt innhald.

Den øvste leiinga i organet må sjå til at arkivarbeidet blir omfatta av organets internkontroll, jf. arkivforskrifta §4. Dette ein del av det ansvaret som er lagt til rådmann etter kommunelova § 25-1, andre punktum.

Formålet med arkiv

Kommunale arkiv er sentrale for innbyggjarens rettstryggleik, som avgjerdsgrunnlag for forvaltninga og som historisk kjeldegrunnlag.

Formålet med arkivplanen til Fitjar kommune

Arkivplanen er eit kvalitetssystem for arkiv- og dokumentasjonsforvaltning og inngår i kommunens internkontroll.

Arkivplanen viser kva arkivet omfattar, og korleis det er organisert. Arkivplanen viser og kva typer instruks, reglar, planar m.m. som gjeld for arkivarbeidet, og er såleis eit viktig internt arbeidsreiskap og styringsverktøy. 

Arkivplanen gjev bindande retningsliner for handsaming av all informasjon og dokumentasjon i Fitjar kommune. Tilsette i kundetorget og sakshandsamarar i kommunen er plikta til å halda seg orientert om arkivplanen sitt innhald, og følgje dei retningsliner og rutinar som planen inneheld.