Føremålet med arkiv:

Arkivlova § 1 - Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.

Overordna arkivansvar:

I følge arkivlova § 6 pliktar alle offentlege organ å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

 
I kommunar er arkivansvaret ein del av det ansvaret som er lagt til kommunedirektøren etter kommunelova § 13-1 og arkivforskrifta § 1.

Riksarkivarens forskrift § 1-1 stiller krav til at arkivplanen skal sei korleis arkivansvaret vert ivareteke, og korleis arkivfunksjonen er organisert.
Fitjar kommune sitt øvste politiske organ, kommunestyret, har styringsansvar med mynde til å fastsetje økonomiske og praktiske rammer for dokumentasjonsforvaltning og arkiv i kommunen.

Kommunedirektøren har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv, og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv. 

Arkivtenesta i Fitjar kommune er lagt til kundetorget. Kommunedirektøren har delegert det daglige ansvaret for arkivtenesta til arkivleiar. Arkivleiar har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen, herunder å ivareta den operative sikkerheten i kommunen sitt fysiske og logiske arkiv. Arkivleiar rapporterer til kommunedirektøren. Pr. august 2023 er det sett i gang prosjekt for å oppdatere og gjere tilgjengeleg Fitjar kommune sitt delegasjonsreglement, i KF Delegeringsreglement. I dette arbeidet vil det kome tydeleg fram kva fullmakter som er delegert frå kommunedirektøren, for dei ulike funksjonane i kommunen.

Leiar for administrative einingar i kommunen, som fungerer som eigne arkivskaparar, er delegert det daglege ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. Dette inneber ansvar for den daglege kontrollen i eige fagsystem. Ved avvik knytt til dokumentasjonsforvaltning skal arkivleiar ha melding. Avdelingsleiar skal bruke dei verktøy og system som kommunen har, og syte for at tilsette i eininga får opplæring og at rutine i dokumentasjonsforvaltninga i avdelinga vert følgd. I oversikta 'Elektroniske arkiv Fitjar', som inneheld oversikt over kommunen sine elektroniske system, er arkivansvaret satt på kvart enkelt system. Arkivansvaret for elektroniske system der arkivverdig dokumentasjon vert lagra, er lagt til etatssjef. Etatssjef er definert som verdieigar i dokumentet 'Organisering - personvern og informasjonstryggleik'. 

På organisasjonskartet ser me kva einingar som er knytt til den enkelte etat, og definert arkivansvar ut frå omtale over.

Organisasjonskartet finn du her:

På skjema for 'Beskrivelse av system' - som inngår i dokumentasjon av Fitjar kommune sine elektroniske system - er systemansvarleg lagt inn for kvart enkelt system. Desse skjema er under utarbeiding, vert lagt inn i arkivplan fortløpande når dei er ferdigstilt. Systemansvarleg sitt ansvar er gjort greie for i 'Plan for deponering og langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale', planen er å finna på menypunkt 'Depotordning'.

Arkivskaparane i Fitjar kommune er lista opp under menypunkt 'Organisering av arkivtenesta'. Arkivleiar syt for å ha årleg møte med leiar for administrativ eining, om status for eininga sitt arkiv.
Arkivansvaret inngår i kommunen sitt internkontrollsystem, og fell inn under sikkerhetsansvarleg sitt område jf.:   [Organisering - personvern og informasjonstryggleik.pdf 110,63 kB]
IKT avdelinga og arkivleiar skal uttale seg når det vert vurdert å kjøpa nytt elektronisk system i kommunen, der arkivverdig dokumentasjon skal lagrast. 

Arkivforskrifta
Arkivlova
Riksarkivarens forskrift

Arkivleiar sine oppgåver

Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og skal gi rettleiing og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen.

1. Rapportere til kommunedirektøren om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.
2. Uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.
3. Utarbeide og vedlikehalde planar for arkivtenesta, t.d. arkivplan, bevarings- og kassasjonsplan og plan for deponering av både papir- og elektronisk arkiv.
4. Føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen.
5. Føre kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra.
6. Bli teke med på råd når kommunen skal velje elektroniske sak-/arkivsystem og fagsystem.
7. Legge til rette for at arkivplanen vert ein del av kommunen sin internkontroll.
8. Vere kontaktperson mot Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS.

Arkivleiar skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:

1. Halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv.
2. Gi fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at dei får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse.
3. Leggje til rette for naudsynt opplæring, både til nytilsette og øvrige tilsette.

Arkivet sitt livsløp - overordna rutinar for elektroniske system