Kommunen skal ha avtale med alle som behandler personopplysningar på vegne av kommunen. Ei databehandleravtale er ei avtale mellom databehandlar og behandlingsansvarleg i kommunen. Desse avtalane skal sikra at personopplysningar blir behandla i samsvar med regelverket, og at den set klare rammer for korleis ein databehandlar kan behandle opplysningar. 

Fitjar kommune nyttar systemet Draftit Privacy Records for å registrere og vedlikehalde databehandlaravtalar. Her finn ein også protokoll med oversikt over behandlingsaktivitetar av personopplysningar.