Arkivforskrifta § 4:
Alle offentlege organ skal til kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet.

Arkivplanen skal nyttast som eit arbeidsreiskap av alle tilsette i Fitjar kommune. Målet er at alle som handterer dokument i kommunen, skal kunne finna informasjon om kva retningsliner som gjeld, og kva løysingar kommunen har på arkivområdet.

Arkivplanen vert oppdatert jamnleg. Arkivplanen er ein del av kommunen sitt internkontrollsystem, og det skal vera lenker til arkivrutinar i Compilo.

Alle brukarar kan gi tilbakemelding på informasjon i arkivplanen. Dersom opplysningar ikkje er korrekte, eller endringar er gjort, skal arkivleiar kontaktas. Arkivleiar har det daglege ansvaret for å følgje opp arkivplanen i forhold til alle avdelingar i kommunen.

 Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

• ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
• det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
• ei kommunal eining tar i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
• kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
• det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
• det blir gjort vesentlege endringar i kommunens delegasjonsreglement
•  kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor kommunen
   

Arkivansvarleg avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

• det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
•  det bli tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon
   

Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.