Plan for rydding av papirarkiver i Tana kommune

I dette notatet foreligger en kartlegging av papirarkiver i Deanu gielda - Tana kommune. Målet er å komme fram til en gjennomførbar plan for rydding og deponering for å kunne ta vare på papirarkivene på en sikker måte. Arkivoversikten gjelder for gamle og avsluttede arkiver.

Det er naturlig at økonomi- og servicekontoret (arkivtjenesten), tar en stor del av jobben for å rydde gamle og avsluttede arkiv.

Bakgrunn:

Deanu gielda - Tana kommune innførte i 2007 full elektronisk arkiv for sak- arkivsystemet ePhorte.

Den 3. november 2020 byttet vi sak- arkivsystem Elements. Både emnearkiv og objektarkiv (eiendom, personal, osv.).

I løpet av 2020/21 ble følgende fagsystemer fullelektronisk:

Profil (Helse)
Velferd (NAV)
Visma gjeldsordning (NAV)
Visma Flyt PPT
Visma Flyt Skole
Visma Flyt Barnehage

Når en kommune går over til fullelektroniske arkiv, skal det settes skille i arkivet. Papirarkivet skal ryddes og klargjøres for depot. Alt eldre enn 25 år skal deponeres til IKA-Finnmark. Å rydde papirarkiv er en tidkrevende jobb, mye er ryddet og avlevert til depot, men det er mye etterslep med gjennomgang av innhold i arkivboksene som er i kjelleren og det som er opp på rullearkivet i 1. etg., samt arkiver på helsesenteret (sykeavdelingen/ hjemmetjenesten, lege, helsestasjonen

Plan for opprydding:

Kartlegge behov for rydding av papirarkiv.
Vi må se på ressursbehovet

Lage en plan for rydding og deponering til IKA - Tenker at innen 3 år skal mye være ryddet og deponert av det som er i kjelleren. Hvor og hva starter vi med ?

1. Opprydding på legekontoret - mors arkiver - oppstart senest høsten 2022*)

2. Når IKA igjen begynner å ta imot arkiver så begynner vi med å avlevere det som allerede er klargjort (esker inne på arkivet i 1. etasje)

3. Opprydding i venstre safe er påbegynt høsten 2022 (dør nr. 020)) Arkivlokalet er ikke godkjent, da det er vannrør, og hyller av tremateriale

4. Når venstre safe er ferdig ryddet påbegynnes ryddearbeidet i safe til høyre - (dør nr. 019).

5. Opprydding på kulturkontorets arkiver (dør nr. ) Dette er et forholdsvis lite arkivrom slik at tidsbruken vil være mye kortere enn oppryddingene i safen. Etter pålegg fra Arkivverket vil disse flyttes ut av "bomberommet". Hvor de flyttes må vi komme tilbake til.

6. Når det gjelder rydding på arkivet til økonomi/skatt (dør nr. 012 og 023 - samme dør) så har vi de seneste årene fått makulert en god del, dette er blitt gjort av økonomiavdelingen. Det gjenstår mye opprydding. Det ideelle hadde vært å fått opp til arkivet i 1. etg. det som er bevaringsverdi, da arkivlokale nede ikke ansees som egnet lokale.

7. Personal rydder i personalarkivet ved tid og anledning. Det er også personalmapper i bokser merket med "avgang og oppgitt år"(de som er i rullearkivet i 1. etg.). Personal har personalmapper i safen på kontoret. Personal/lønn har også arkivskap i gangen i første etg. disse er kartlagt. Disse er plassert i rullearkivet i 1. etg. Personal: Det meste er ryddet, men det vil bli tatt en gjennomgang før avlevering til depot. Dette arbeidet prioriteres.

8. Tilslutt vil vi ta for oss rullearkivene i 1. etasje (dør nr. 142).

Dersom gårds- og bygningsarkivet skal digitaliseres (det er ikke tatt stilling til dette) så vil dette arbeidet også kreve ressurser.

Når det gjelder opprydding på arkivene til sykeavdelingen/hjemmesykepleien så avdelingen sagt at de rydder selv. Oppryddingen vil bli påbegynt til høsten 2022.

Arbeid som må gjøres nå er å:

**)Frigjøre plass til skolearkivet som er i kjelleren (hentet fra Seida og Austertana skoler, samt Boftsa skole. Når det gjelder Austertana skole som for skoleåret 2021/2022 ikke har noen elever så er det foretatt kartlegging, det som var arkivverdig er nå lagret i rådhuset kjeller.

*) Det er avtalt med helse om at det skal ryddes i papirarkivene tilhørende legekontoret.

**) Pr. oktober 2022 - Arkiver fra Austertana skole ble hentet hit til rådhuset, disse er nå ryddet, og klargjort for avlevering til IKAF.

Vi har pr. desember 2022 fått inn elevmaper i fra Boftsa skole - disse skannes inn fortløpende, arbeidet med dette ferdigstilles i januar/februar 2023.

Det er hentet barnehagemapper fra Tanbru barnehage. Disse forventes å bli ferdigrydde og ordnet i februar/mars 2023.

Ansvar for papirarkivene

Det er avdeling sitt eget ansvar å sørge for å rydde sine arkiver slik det skal gjøres etter forskriften (riksarkivarens forskrift § 6-2), samt instruks fra IKA Finnmark. Dette gjelder spesielt de arkivene som er aktive; eiendom, personal, elevarkivene, klientarkiv NAV, BV/PPT m.m.

Kommentarer:

Bygg/eiendom - det er ikke foretatt opprydding, er såvidt påbegynt fra gnr/bnr. 6-1-1- til 11-1-9. Det er veldig "trangbodd" i disse arkivskuffene, planen er å få lagd mere plass, og samtidig få ryddet i mappene.

Elevarkivene: Elevkort er avlevert til IKAF. Når det gjelder mapper så er elevmapper for Seida skole for perioden..........avlevert. (må sjekke).

Klientarkiv NAV: I følge leder for NAV (Østmo) så skal de rydde disse selv.

Barnevern/PPT: Alle mappene er ryddet og plassert i rullearkivet - Boksene er sortert etter alfabetet. Alle bokser skal være listeført, men ikke alle lister er lagt i boksene, dette må gjøres.

Psykiatri/rus: Mappene er ryddet og plassert i rullearkivet - Alfabetisk, men ikke listeført, lister er skrevet men ikke levert til arkivet.

Mye av arkiver fra det "gamle" sosialkontoret er avlevert IKAF - Det finnes liste over det som er avlevert gjelder arkiv fra 1964 t.o.m. 1999.

Kostnad

Opplysning om kostnadene for periodisering som ble foretatt i 2021 finnes på økonomiavdelingen. Det må innhentes tilbud fra Sikri/Visma denne gangen ble kostnadene antageligvis høyere enn det ville blitt dersom en periodiserer oftere?

Deanu gielda - Tana kommune har avtale med IKA Finnmark for deponering av arkiv der vi betaler en årlig leie pr. hyllemeter.

Kommunen kan deponere avsluttede arkiv som er yngre enn 25 år, men på grunn av plassmangel så har ikke dette vært aktuelt (foruten elevarkiver fra Seida skole som er nedlagt).

Arkivrom:

I Riksarkivarens forskrift kapittel 2 er kravene til arkivlokaler og oppbevaring av arkiv beskrevet:
https://lovdata.no/forskrift/2017-12-19-2286/§1-1

Deanu gielda - Tana kommune har flere arkivrom i kjelleren på rådhuset som er ikke godkjent etter denne forskriften. Her kan det være fare for vann, fukt og brannsakder. Vi rydder plass i rullearkivet slik at vi kan ta mest opp i fra kjelleren.

I kjelleren på helsesenteret er det tre arkivrom. Det ene inneholder mors-arkiv, pasientarkiv, det andre inneholder andre helsearkiv, bl.a helsestasjon, helsekort, saksarkiv helse m.v. og det 3. rommet inneholder arkiver fra sykeavdelingen/hjemmesykepleien.

Hvordan skaffe ressurser til å rydde?

Avdelingene har selv ansvar for å rydde i sine aktive arkiver. Den økonomiske situasjonen pr. i dag i kommunen tilsier at vi må selv foreta ryddejobben.

Utfordringen med å rydde arkiver, i tillegg til at det er tidkrevende, er å forstå oppgaven. Det krever ofte fagkunnskap i tillegg til å være en systematisk person. Har man ikke fagkunnskap, vil man måtte bruke mye lengre tid på å rydde.

Forberedelse til deponering:

Arkiver tar kontakt med IKA-Finnmark og avtaler deponering.
Ryddet arkivmateriale skal skrives inn i en liste med innhold etter mal fra IKA-Finnmark. Ansvar for dette er arkivleder.
Materialet skal pakkes i esker, da dette kan være snakk om større mengder så har vi tidligere fått låne varebil av uteseksjonen for transport, dette gjelder helt sikkert fortsatt.
Pakking og forsendelse må gjøres av avdelingen sammen med arkivleder.

Eiendomsarkivet:

Det er ikke tatt stilling til om arkivet skal digitaliseres.

Det er 14 arkiv skap som tilhører gbnr/bnr.

Landbruksarkivet:

Det er 8 skap tilhørende landbrukskontoret.

Morsarkiv:

Morsarkivene må ha prioritet for rydding og deponering (sjekk opp dette*)

Alt som er 10 år gammelt kan avleveres.

Ansvar: Arkivleder og leder for helse.

Avsluttende kommentarer;

Det er vanskelig å lage en helt detaljert plan over arkiver som skal ryddes, men målet er at innen 2030 skal alt av papirarkiver være avlevert. Det som avgjør er ressurser og økonomi.

Før deponering, må det sjekkes at objektarkivene som er ferdig ryddet har innholdsliste. Disse må pakkes etter instruks fra IKAF.