Sakbehandlers ansvar og oppgaver

Saksbehandlers ansvar og oppgaver

Enhver som saksbehandler i Sør-Varanger kommune plikter å se til at dette skjer i godkjente systemer i kommunen, lære seg systemet, og sette seg inn og følge rutiner for saksbehandler.

Saksbehandler har ansvar for å;

Å kjenne til og arbeide etter de lover og regler som gjelder for arkivarbeidet i Sør-Varanger kommune.

• At dokumenter, SMS, eposter og ev. andre meldinger som kommer direkte til saksbehandler blir importert og journalført i sak/arkivsystemet, dersom det er et saksdokument. Ved fysisk papirpost leveres dette til arkivtjenesten for journalføring
• Ha oversikt over hvilke saker som er til behandling ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem.
• Å utføre offentlighetsvurdering og skjerme opplysninger i journal som er unntatt offentlighet.
• Å kontrollere at alle sider i ett dokument er riktig innskannet.
• At saksbehandlingen skjer i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystem. Ingen saksdokumenter skal lagres i personlige filer, fellesmapper eller mappestruktur i Outlook.
• Å selv ekspedere utgående brev.
• Å informere leder ved avslutning av arbeidsforhold om saker under behandling.
• Å sørge for å holde frister ved forfall, og avskrive inngående og interne dokument som er behandlet.
• Å sende saker til avslutning når de er ferdig behandlet og det ikke forventes mer korrespondanse i de.
• Å sørge for at fysiske arkivmapper blir returnert i ordnet stand til dokumentsenteret.
• Å behandle innsynsbegjæringer innen fastsatte frister (3 dager) og etter gjeldende lovverk. Ta kontakt med dokumentsenteret for veiledning, hjelp til vurdering og ev. sladding av gradert innhold.
• I arkivfaglige spørsmål er saksbehandler underordnet arkivleder i kommunen og til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutiner.

Ved arbeidsopphør:

Saksbehandler plikter å ta en opprydding i sine saker ved arbeidsopphør, samt ved endring av saksområde. Saker i Websak som skal avsluttes sendes til avslutning via oppgave i Websak. For saker som skal overtas av andre saksbehandlere, send melding til arkivet slik at dette blir riktig i systemet.

Papirer på kontoret skal også ryddes opp i. Dersom noe skal stå igjen skal det merkes godt hva det er og hvor lang bevaring det er på det.

Kassasjon - destruering av arkivmateriale

Det gjøres oppmerksom på at det etter arkivlovens § 9 ikke er tillat å kassere arkivmateriale, utenom etter gjeldende lover og regler. Ta derfor kontakt med arkivtjenesten for kvalitetssikring dersom du mener noe bør destrueres.